Comment un calendrier permet de gérer les communications

Les éléments clés d'un calendrier de communications sont les suivants :

• Messages
• Visuels
• Calendrier
• Canaux
• Personne responsable de chaque communication

Le calendrier présente chaque événement de communications (courriel, publication sur les médias sociaux, lettre envoyée par courrier, publicité payante, etc.) que l'organisation diffusera, et indique à quel moment chaque communication sera envoyée. Cela crée des occasions pour que les événements de communications se renforcent mutuellement d'un canal à l'autre, et favorise la responsabilisation quant à l'envoi des communications dans les délais prévus.

Certaines organisations ont tellement d'événements de communications destinés à leur public cible et à leurs parties prenantes qu'elles ont besoin de plusieurs calendriers. Dans ce cas, il est préférable de séparer les calendriers par public plutôt que par canal. Par exemple, votre organisation peut avoir un calendrier qu'elle utilise pour suivre les communications avec les donateurs et un autre pour suivre les communications destinées à votre public cible. Les organisations ayant moins d'événements de communications peuvent être en mesure d'utiliser un seul calendrier en indiquant simplement les différents publics, par exemple en les désignant par une certaine couleur.

Si un calendrier de communications est utile pour indiquer ce qui sera communiqué, quand, sur quels canaux et par qui, un calendrier éditorial est souvent utile à utiliser en parallèle de votre calendrier de communications. Un calendrier éditorial détaille la façon dont chaque élément de communications sera créé. Par exemple, si un article de blogue figure parmi les événements de communications du calendrier, un processus sera mis en place pour rédiger l'article, rassembler les images qui l'accompagnent et le publier. Le calendrier de communications indiquerait l'article de blogue finalisé et la date à laquelle il sera publié, ainsi que les publications sur les réseaux sociaux qui en feront la promotion. Le calendrier éditorial, quant à lui, présenterait les étapes nécessaires pour préparer l'article en vue de sa publication.

En séparant les calendriers éditoriaux et les calendriers de communications, on obtient des documents plus clairs et plus faciles à utiliser. Ces calendriers doivent toutefois toujours être coordonnés entre eux. Par exemple, un article de blogue ne devrait jamais être placé à une date sur le calendrier de communications qui précède la date à laquelle il est prévu d'être finalisé sur le calendrier éditorial.