Voyons à quoi pourrait ressembler un calendrier de communications d'un mois pour notre organisation fictive, Renew Maternal Care (une sous-marque de Renew Ministries). Renew Maternal Care a été présenté dans d'autres cours dans le cadre de la dimension Identité et Communications. Il s'agit d'une clinique implantée sur deux sites en Asie du Sud-Est, qui fournit des services médicaux et de soutien aux femmes enceintes démunies. Comme il s'agit d'une clinique entièrement gratuite, elle dépend des dons ainsi que des revenus de Like New, une friperie qui est également une sous-marque de Renew Ministries. Renew Maternal Care envoie donc des Communications à ses donateurs et à son public cible. Renew Maternal Care est une organisation relativement petite qui ne compte qu'un seul membre du personnel chargé de communiquer avec les donateurs et les femmes qu'elle sert. Il est donc préférable de conserver toutes les communications sur un seul calendrier.
Voici à quoi pourrait ressembler le calendrier de communication de Renew Maternal Care pour les premières semaines de mai :
Chaque événement de communication est précédé d'un " C " ou d'un " D ", ce qui indique que le public qui reçoit cette communication est soit Chantrea (C), la personnalité du public de Renew Maternal Care, soit les donateurs (D). Chaque couleur représente un canal. Le rouge correspond à un courrier imprimé, le vert à Instagram, le bleu à un courriel, le violet à un blog et le jaune à un événement (ou à une opportunité de bouche-à-oreille).
Dans la vue ci-dessus, seul l'objet de chaque événement de communication est visible. Cependant, il est possible de cliquer sur chaque événement pour voir plus de détails, comme les visuels et les messages qui seront utilisés, ainsi que la personne responsable de l'envoi des emails et des lettres, de la publication sur Instagram, de l'annonce à l'église, et cetera.
La façon dont chaque pièce de communication sera créée est documentée dans un calendrier éditorial distinct. Ce document montre chaque étape du processus nécessaire à la création d'un élément de communication et désigne un membre du personnel pour réaliser chaque étape dans un certain délai. Ce calendrier peut ressembler à ce qui suit :
Ces deux calendriers ont été créés à l'aide d'un outil appelé Asana. Il s'agit d'une excellente plateforme pour gérer les communications, mais il existe de nombreux outils.