كيف يُبقي التقويم التواصلَ قابلاً للإدارة

تشمل المكونات الرئيسية التي ينبغي أن يحتويها تقويم التواصل ما يلي:

• الرسائل
• المرئيات
• التوقيت
• القنوات
• الشخص المسؤول عن كل تواصل

يُظهر التقويم كلَّ حدث تواصل (بريد إلكتروني، منشور على وسائل التواصل الاجتماعي، رسالة بريدية، إعلان مدفوع، وما إلى ذلك) تعتزم المؤسسة إرساله، ويُحدد موعد إرسال كل تواصل. يُتيح ذلك فرصاً لأحداث التواصل أن تتكامل معاً عبر القنوات المختلفة، ويُرسّخ المساءلة في إرسال التواصلات في مواعيدها المحددة.

تمتلك بعض المؤسسات أحداثاً كثيرة جداً للتواصل تتجه نحو جمهورها المستهدف وأصحاب المصلحة، لدرجة أنها تحتاج إلى عدة تقاويم. في هذه الحالة، من الأفضل تقسيم التقاويم حسب الجمهور لا حسب القناة. فعلى سبيل المثال، قد يكون لدى خدمتك تقويم تتبع به تواصلها مع المانحين، وتقويم آخر تتبع به تواصلها مع جمهورها المستهدف. أما المؤسسات التي لديها أحداث تواصل أقل، فقد تستطيع الاكتفاء بتقويم واحد تُشير فيه إلى الجماهير المختلفة، كأن تُميّز كلاً منها بلون معين.

بينما يُساعدك تقويم التواصل على توضيح ما سيُرسَل، ومتى، وعبر أي قنوات، ومن المسؤول عنه، فإن تقويم التحرير كثيراً ما يكون مفيداً حين تستخدمه جنباً إلى جنب مع تقويم التواصل. إذ يُفصّل تقويم التحرير كيفية إعداد كل مادة تواصلية. فعلى سبيل المثال، إن كانت مقالة مدونة إحدى الفعاليات التواصلية في التقويم، فثمة مسار كامل سيجري لكتابة المقالة، وجمع الصور المرافقة لها، ونشرها. وسيُظهر تقويم التواصل المقالة في صورتها النهائية وموعد نشرها، فضلاً عن منشورات وسائل التواصل الاجتماعي التي ستُروّج لها. أما تقويم التحرير، فسيُظهر الخطوات اللازمة لإعداد المقالة تمهيداً لنشرها.

يُفضي الفصلُ بين تقويم التحرير وتقويم التواصل إلى وثائق أكثر وضوحاً وسهولةً في الاستخدام. غير أن هذين التقويمين ينبغي أن يكونا منسَّقَين دائماً. فعلى سبيل المثال، لا ينبغي أبداً أن يُدرَج منشور مدونة في تقويم التواصل بتاريخ يسبق موعد الانتهاء منه المحدَّد في تقويم التحرير.