دراسة حالة: تقويم التواصل والتقويم التحريري

لنستعرض معًا شكل تقويم تواصل لمدة شهر واحد لمؤسستنا الافتراضية، رينيو لرعاية الأمومة، وهي علامة فرعية تابعة لخدمات رينيو. سبق تقديم رينيو لرعاية الأمومة في مقررات أخرى ضمن بعد الهوية والتواصل، وهي عيادة تضم ٢ موقعين في جنوب شرق آسيا تقدم خدمات طبية ودعمًا للنساء الحوامل الفقيرات. وبما أنها عيادة مجانية تمامًا، فإنها تعتمد على التبرعات وعلى الإيرادات المتحققة من كالجديد، وهو متجر للبضائع المستعملة يمثل أيضًا علامة فرعية تابعة لخدمات رينيو. لذلك، ترسل رينيو لرعاية الأمومة تواصلاتها إلى المتبرعين وإلى جمهورها المستهدف. ورينيو لرعاية الأمومة مؤسسة صغيرة نسبيًا، فليس فيها سوى موظف واحد مسؤول عن التواصل مع المتبرعين والنساء اللواتي تخدمهن على حد سواء، ولذلك فمن الأفضل جمع كل أنشطة التواصل في تقويم واحد.

وفيما يلي الشكل الذي قد يبدو عليه تقويم تواصل رينيو لرعاية الأمومة للأسابيع الأولى من شهر مايو:

يبدأ كل حدث تواصلي بحرف «C» أو «D»، يشير إلى الجهة المستهدفة بهذا التواصل، وهي إما شخصية الجمهور الخاصة برينيو لرعاية الأمومة، تشانتريا (C)، أو المتبرعون (D). ويمثل كل لون قناة تواصل مختلفة: الأحمر للبريد المطبوع، والأخضر لإنستغرام، والأزرق للبريد الإلكتروني، والبنفسجي للمدونة، والأصفر للفعاليات أو فرص التواصل الشفهي.

في العرض أعلاه، لا يظهر من كل حدث تواصلي سوى سطر الموضوع فقط. لكن يمكن النقر على كل حدث لعرض مزيد من التفاصيل، مثل الصور والرسائل التي ستستخدم، والشخص المسؤول عن إرسال الرسائل الإلكترونية والخطابات، ونشر المحتوى على إنستغرام، وإعلان الكنيسة، وغير ذلك.

أما كيفية إعداد كل مادة تواصلية، فتوثق في تقويم تحريري منفصل. ويوضح هذا المستند كل خطوة من الخطوات اللازمة لإنشاء المادة التواصلية، ويحدد الموظف المسؤول عن إتمام كل خطوة بحلول موعد نهائي معين. وقد يبدو هذا التقويم على النحو التالي:

أعد كلا التقويمين باستخدام أداة تسمى أسانا. وهي منصة رائعة لإدارة أنشطة التواصل، لكن هناك أدوات كثيرة أخرى متاحة.