L'identification et la documentation de vos processus organisationnels fondamentaux constituent les bases pour en tirer le meilleur parti et atteindre une plus grande efficacité et des économies de coûts, la reproductibilité et l'évolutivité, ainsi que la confiance pour un impact plus significatif.
Lorsque vous avez identifié et documenté les étapes clés de vos processus fondamentaux, vous avez une meilleure idée de la manière dont vos processus organisationnels doivent fonctionner. Sans clarté, il est extrêmement difficile de commencer à apporter des améliorations.
L'identification des possibilités d'amélioration peut sembler insurmontable. Par où commencer ? Comment savoir s'il s'agit du vrai problème ? Vous savez peut-être où il y a un problème, mais vous ne vous sentez peut-être pas équipé pour trouver ce qu'il est et comment le résoudre. Cette activité vous propose une série de questions très simples mais efficaces pour vous guider vers la cause première et résoudre les problèmes qui en valent la peine.
En posant les questions suivantes, vous suivez une approche solide pour passer vos processus au peigne fin et trouver des possibilités d'améliorer la façon dont vous gérez votre organisation.
- Quel est le processus qui ne fonctionne pas ou qui cause le plus de frustration dans votre organisation ?
- Plus précisément, quelle étape du processus ne fonctionne pas (référez-vous à votre processus documenté) ?
- Lequel de ces trois éléments ne fonctionne pas : cela prend-il trop de temps/cela coûte-t-il trop d'argent/la qualité du produit ou du service est-elle faible ou incohérente ?
- Découvrez la cause première : Utilisez l'approche des Cinq Pourquoi. La technique des Cinq Pourquoi est un moyen simple mais efficace d'aller au cœur d'un problème, permettant aux organisations et aux individus de prendre des décisions plus éclairées et de mettre en œuvre des solutions durables au lieu de se contenter de traiter les symptômes. Elle favorise une meilleure compréhension des problèmes et aide à prévenir leur récurrence.
Voici comment faire les Cinq Pourquoi :
Dès que vous avez clairement nommé le problème, demandez-lui pourquoi il s'est produit. C'est le premier "pourquoi" Votre réponse devrait indiquer une cause immédiate ou proche. Quelle que soit la réponse obtenue, posez à nouveau la question du "pourquoi". C'est le deuxième "pourquoi" Continuez à demander "pourquoi" et à répondre à chaque question à tour de rôle.
Il n'est pas nécessaire de poser la question exactement cinq fois, la ligne directrice des cinq vient de l'idée que cinq itérations de la question du pourquoi sont généralement suffisantes pour révéler la cause première.
Il est important que vous preniez le temps de réfléchir clairement, d'être honnête et vulnérable. Il peut être utile de suivre ce processus avec un responsable en qui vous avez confiance.
Exemple :
Le problème : La boulangerie de Zara doit se débarrasser des restes de pain et de gâteaux, en particulier des pains et des gâteaux plus coûteux à cuire, qui n'ont pas été vendus à la fin de la journée.
Pourquoi ? Il semble qu'ils préparent chaque jour une trop grande quantité de ce pain et de ce gâteau.
Pourquoi ? Ils ne cuisinent pas en fonction de la demande, mais plutôt en fonction d'une quantité standard chaque jour.
Pourquoi ? Ils ne savent pas quelle sera la demande pour ces produits spéciaux le lendemain.
Pourquoi ? Ils n'ont pas de moyen de collecter les commandes de la communauté pour ces produits spéciaux et spécifiques.
Pourquoi ? Ils ne savent pas comment capturer ou collecter les commandes de manière durable.
Super ! Zara sait maintenant par où commencer. Le lendemain matin, elle organisera une réunion d'équipe, discutera du problème avec son équipe et commencera à réfléchir à la manière de le résoudre. Dans le cours suivant, Faites travailler la technologie pour vous, vous découvrirez comment Zara et son équipe ont réussi à résoudre ce problème sans frais supplémentaires.