Comment assurer la pérennité de vos processus

Maintenant que vous avez accompli tout ce travail difficile pour documenter les processus, la partie la plus importante reste à venir – leur donner vie et vous assurer qu'ils ne finissent pas dans le royaume des documents perdus. L'élément clé à retenir ici est de rendre les processus documentés facilement trouvables. Dès qu'un employé doit chercher le document et peine à le trouver, cela crée trop de friction et il aura recours à sa propre façon de faire les choses.

Si nous ne documentons pas et ne partageons pas les processus standardisés, nous continuons à réinventer la roue et ratons la joie de voir comment ces routines cohérentes nous rapprochent de nos objectifs.

« Les objectifs sans routines ne sont que des souhaits ; les routines sans objectifs sont sans direction. »

Verne Harnish, Fondateur de l'Entrepreneurs' Organization, Scaling Up et cofondateur du Growth Institute

• Faites simple : imprimez et plastifiez vos processus fondamentaux et affichez-les dans une salle de conférence, une cuisine ou tout autre endroit où ils seront facilement remarqués.
• Gardez-les en sécurité : Créez un espace de stockage partagé interne ou un site intranet où vous pouvez organiser et stocker tous vos processus documentés. Cela facilite l'accès et la mise à jour des informations. Vous pouvez même en faire un jeu en récompensant les employés qui contribuent avec du contenu précieux.
• Rendez-les beaux : Utilisez des infographies pour représenter visuellement les processus. Elles sont faciles à comprendre et à partager. Des outils comme Canva peuvent vous aider à créer des infographies visuellement attrayantes. Les infographies peuvent facilement être partagées sur WhatsApp, ce qui permet ensuite de s'y référer aisément.
• Rendez-les intelligents : Développez des guides interactifs numériques en utilisant des outils comme Notion ou Confluence. Ces plateformes vous permettent de créer des documents dynamiques avec des liens cliquables et des ressources intégrées.
• Rendez-les amusants : Transformez la documentation des processus et leur familiarisation en jeu. Créez des quiz ou des défis interactifs qui testent les connaissances des employés sur les processus documentés. Des plateformes comme Kahoot ou Quizlet peuvent être utilisées à cette fin.
• Rendez-les mémorables : Transformez vos processus en histoires ou récits captivants. Cela peut les rendre plus accessibles et mémorables pour les employés.
• Rendez-les faciles : Vous pouvez utiliser un générateur de codes QR en ligne pour créer un code QR à partir des liens où vous avez stocké les documents en ligne. Ces codes QR peuvent être attachés aux actifs physiques ou documents où le processus serait principalement exécuté. Scanner le code avec un smartphone peut diriger les employés vers la documentation de processus pertinente. C'est un moyen rapide et pratique d'accéder à l'information.