Les idées de Janie sur les processus organisationnels (Partie 2)
Objectif des processus organisationnels :
- Doit favoriser la réalisation harmonieuse et efficace de la mission de l'organisation.
- Les processus lourds ou inefficaces gaspillent des ressources (temps, personnel, argent) qui devraient profiter aux bénéficiaires.
Comment identifier les processus qui font obstacle :
- Les processus organisationnels principaux doivent être cartographiés afin de repérer les inefficacités.
- Favoriser une culture ouverte au retour d'information de la part du personnel, des parties prenantes et des bénéficiaires.
- Éviter l'état d'esprit "nous avons toujours fait comme ça".
- Se concentrer sur l'amélioration continue : pas toujours des changements radicaux, mais de petites évolutions cohérentes.
Exemple – Améliorations du reporting financier :
- il y a 3 ans : refonte radicale du reporting interne.
- Depuis lors : petites améliorations mensuelles (changements évolutifs).
- Les rapports sont désormais très appréciés par les parties prenantes, mais l'équipe continue de les améliorer en fonction de l'évolution des besoins de l'organisation.
- Attitude : ne jamais se reposer sur ses lauriers et toujours se demander comment améliorer les processus.
Exemple - Standardisation de la gestion des performances :
- Mise en place d'un système centralisé en ligne pour les entretiens de performance des responsables hiérarchiques et du personnel.
- Remplacement de l'utilisation incohérente de Word/Excel, dont la qualité variait d'une organisation à l'autre.
Étapes entreprises :
- Communications sur le pourquoi et les avantages du changement.
- Formation approfondie (groupe, 1:1, guides).
- Mise en œuvre progressive avec des équipes pilotes ("cobayes") pour recueillir les réactions et procéder à des ajustements.
- Continué à itérer et à adapter le système après sa mise en œuvre.
- Résultat :
- Un système abordable et pratique (pas le plus cher, mais bien meilleur qu'auparavant).
- Amélioration de la cohérence, de la culture, de la santé organisationnelle et de la réalisation de la mission.
Encouragement final :
- Les dirigeants doivent considérer les processus non pas comme de la bureaucratie, mais comme des outils permettant à leur organisation de donner le meilleur d'elle-même et de remplir sa mission.