رؤى جاني حول العمليات التنظيمية (الجزء الثاني)
الغرض من العمليات التنظيمية:
- يجب أن تدعم التنفيذ السلس والفعال لرسالة المنظمة.
- العمليات المعقدة أو غير الفعالة تهدر الموارد (الوقت والموظفين والمال) التي يجب أن تفيد المستفيدين.
كيفية تحديد العمليات المعيقة:
- ارسم خريطة للعمليات التنظيمية الرئيسية لتحديد أوجه عدم الكفاءة.
- اعمل على تعزيز ثقافة منفتحة لتلقي التغذية الراجعة من الموظفين وأصحاب المصلحة والمستفيدين.
- تجنب عقلية "لطالما فعلنا الأمور بهذه الطريقة".
- ركز على التحسين المستمر: ليس دائماً التغيير الجذري، بل التطورات الصغيرة والمتسقة.
مثال – تحسينات التقارير المالية:
- منذ ٣ سنوات: إصلاح جذري للتقارير الداخلية.
- منذ ذلك الحين: تحسينات شهرية صغيرة (تغييرات تطورية).
- التقارير تحظى الآن بتقدير كبير من أصحاب المصلحة، لكن الفريق يواصل تحسينها مع تغير الاحتياجات التنظيمية.
- الموقف: لا تكتفِ أبداً بالنجاحات السابقة—اسأل دائماً كيف يمكن تحسين العمليات.
مثال – توحيد إدارة الأداء:
- قدمت نظامًا مركزيًا عبر الإنترنت لمحادثات الأداء بين المدراء المباشرين والموظفين.
- استبدل الاستخدام غير المتسق لبرامج Word/Excel، حيث كانت الجودة تتفاوت عبر المؤسسة.
الخطوات المتخذة:
- تم توصيل السبب والفوائد من التغيير.
- تم توفير تدريب شامل (جماعي، فردي، أدلة إرشادية).
- استخدم التطبيق المرحلي مع الفرق التجريبية ("فئران التجارب") لجمع التعليقات والتعديل.
- واصلوا تطوير وتكييف النظام بعد التنفيذ.
- النتيجة:
- نظام عملي وبأسعار معقولة (ليس الأغلى، ولكنه أفضل بكثير مما كان عليه من قبل).
- تحسين الاتساق والثقافة والصحة التنظيمية المفهوم الأساسي - الصحة والفعالية الشاملة للمؤسسة عبر الأبعاد التسعة. المفهوم الأساسي في FiftyFour وتنفيذ الرسالة.
التشجيع النهائي:
- يجب على القادة أن يروا العمليات ليس كبيروقراطية، بل كأدوات تساعد مؤسستهم على أن تصبح في أفضل حالاتها وتحقق رسالتها.