كيف نجعلها تدوم إلى الأبد

الآن بعد أن بذلت كل هذا العمل الشاق لتوثيق العمليات، فإن الجزء الأهم لم يأتِ بعد – وهو بث الحياة فيها والتأكد من أنها لا تصبح جزءًا من أرض الوثائق المفقودة. الخلاصة الأساسية هنا هي جعل العمليات الموثقة سهلة المنال. فبمجرد أن يحتاج الموظف إلى البحث عن الوثيقة ويكافح للعثور عليها، فإن ذلك يخلق الكثير من الاحتكاك وسيلجؤون إلى فعل الأشياء بطريقتهم الخاصة.

إن لم نوثّق العمليات الموحّدة ونتشارك فيها، فسنظل ندور في حلقات مفرغة ونفوّت فرصة الفرح برؤية كيف تقرّبنا هذه الروتينات المتسقة من أهدافنا.

«الأهداف بلا روتين أمانيٌّ لا تتحقق؛ والروتين بلا أهداف تيهٌ لا يُفضي إلى شيء.»

فيرن هارنيش، مؤسس Entrepreneurs' Organization وScaling Up، والمؤسس المشارك لـ Growth Institute

• اجعل الأمر بسيطًا: اطبع عملياتك الأساسية وغلّفها، وعلّقها في غرفة الاجتماعات أو المطبخ أو أي مكان يسهل ملاحظتها فيه.
• احتفظ بها في مكان آمن: أنشئ مساحة تخزين مشتركة داخلية أو موقعاً على شبكة الإنترانت، بحيث تتمكن من تنظيم جميع عملياتك الموثقة وحفظها. هذا يجعل الوصول إلى المعلومات وتحديثها أمراً سهلاً. بل يمكنك إضفاء طابع المرح على الأمر من خلال مكافأة الموظفين الذين يُسهمون بمحتوى قيّم.
• اجعلها جميلة: استخدم الرسوم المعلوماتية لتمثيل العمليات بصريًا، فهي سهلة الفهم والمشاركة. يمكن لأدوات مثل Canva أن تساعدك في إنشاء رسوم معلوماتية جذابة بصريًا. ويمكن مشاركة الرسوم المعلوماتية بسهولة على واتساب، مما يسهل الرجوع إليها لاحقًا.
• اجعلها ذكية: طوّر كتيبات تشغيل رقمية تفاعلية باستخدام أدوات مثل Notion أو Confluence. تتيح لك هذه المنصات إنشاء مستندات ديناميكية بها روابط قابلة للنقر وموارد مضمنة.
• اجعل الأمر ممتعًا: حوّل توثيق العمليات والتعرف عليها إلى لعبة. أنشئ اختبارات قصيرة أو تحديات تفاعلية تختبر معرفة الموظفين بالعمليات الموثقة. يمكن استخدام منصات مثل كاهوت أو كويزلت لهذا الغرض.
• اجعلها عالقة في الأذهان: حوِّل عملياتك إلى قصص أو حكايات شيقة. هذا الأسلوب يجعلها أقرب إلى الموظفين وأسهل في التذكر.
• اجعل الأمر سهلاً: يمكنك استخدام مولد رموز QR عبر الإنترنت لإنشاء رمز QR من الروابط التي خزنت فيها المستندات عبر الإنترنت. يمكن إرفاق رموز QR هذه بالأصول المادية أو المستندات حيث سيتم تنفيذ العملية في الغالب. يمكن لمسح الرمز ضوئيًا باستخدام هاتف ذكي أن يوجه الموظفين إلى وثائق العملية ذات الصلة. إنها طريقة سريعة ومريحة للوصول إلى المعلومات.