أفكار لإحياء عملية وضع الميزانية لديك

إلى أي مدى تتماشى ميزانيتك مع مهمتك وأهدافك الاستراتيجية؟ هل تساهم قرارات الميزانية الخاصة بك في تحقيق غرض المنظمة؟

أفكار للعمل:

• اسرد بنود مصروفات الميزانية كنسبة مئوية من إجمالي تكلفة الميزانية وانظر إلى النسبة المئوية المخصصة لكل مصروف.
• راجع ميزانيتك السنوية. اكتب المجالات التي تركز عليها ميزانيتك وتعطيها الأولوية.
• ألقِ نظرة أخرى على بيان المهمة الخاص بك وانظر أين تتماشى مجالات التركيز في الميزانية مع مهمتك.
• فكر في أهدافك الاستراتيجية. أي منها ٢ أو ٣ هي الأساسية لتحقيق التأثير في مهمتك؟
• انظر إلى مجالات تركيز الميزانية الخاصة بك وتأكد من أنك قد خصصت تمويلاً كافياً لأهدافك الاستراتيجية الرئيسية.

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل تخصص وقتاً لتحديد وتنويع مصادر الإيرادات، بما في ذلك التبرعات، والمنح عام - المساهمات المالية المقدمة للأفراد أو المنظمات لغرض محدد، دون توقع السداد.، ورسوم العضوية، ورسوم البرامج، وفعاليات جمع التبرعات أو غيرها؟ هل تتأكد من تجنب الاعتماد المفرط على مصدر دخل واحد لتقليل المخاطر المالية؟

أفكار للعمل:

• انظر إلى بنود دخل الميزانية الخاصة بك وعُدّ كم مصدر دخل لديك.
• إذا كان لديك مصدر دخل واحد (مثل التمويل عام - ٩ أبعاد للصحة التنظيمية من المانحين)، فكم عدد الأفراد/المنظمات التي تشكل هذا المصدر؟
• فكر في إلى أي مدى قد يحد هذا من نموك واستدامتك؟
• كيف يمكنك تنويع مصادر الدخل الخاصة بك؟ خذ وقتاً لمناقشة هذا الأمر مع فريقك.
• كيف يمكنك تنويع قاعدة المانحين لديك؟

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل تقوم بتقسيم نفقاتك إلى فئات مصروفات؟ هل لديك وضوح حول النسبة المئوية من نفقاتك التي تذهب إلى الفئات المختلفة؟ هل لديك إرشادات حول ما هو التخصيص المناسب للمؤسسات المشابهة لمؤسستك؟

أفكار للعمل:

• صنّف النفقات إلى فئات (على سبيل المثال تكاليف البرامج والإدارية وجمع التبرعات) لتحصل على وضوح أفضل حول كيفية استخدام أموالك.
• حدد بوضوح النسبة الأكثر ملاءمة للأموال المخصصة بين هذه الفئات.
• قم ببعض البحث حول النسبة التي تعمل بها المنظمات الأخرى.
• فكر فيما إذا كان ما يُخصص للبرامج والأنشطة كافياً لضمان قدرتك على إحداث الفرق الذي تنوي تحقيقه.

إجاباتك مرئية لك فقط.

إلى أي مدى تعطي الأولوية لتخصيصات الميزانية التي لها التأثير مباشر على برامج وأنشطة المنظمة؟ هل تقيّم فعالية التكلفة لكل برنامج وتخصص الموارد وفقاً لذلك؟

أفكار للعمل:

• تحقق مما إذا كانت الميزانية الخاصة بك تحتوي على تفصيل للمعلومات حسب البرنامج أو النشاط لتمنحك فهماً لكيفية إنفاق أموالك.
• اسرد برامجك وأنشطتك الأساسية التي تشكل جوهر رسالتك.
• قارن إجمالي تخصيص الميزانية لكل برنامج/نشاط وانظر إلى كل منها كنسبة مئوية من إجمالي تخصيص البرنامج/النشاط.
• تأمل فيما إذا كانت هذه النسب المئوية صحية وتُظهر حقاً أهمية كل برنامج/نشاط.

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل تستخدم البيانات المالية التاريخية والاتجاهات لإنشاء توقعات واقعية للإيرادات والمصروفات؟ هل تأخذ في الاعتبار الموسمية والعوامل الخارجية الأخرى التي قد تؤثر على الدخل أو الإنفاق؟

أفكار للعمل:

• حلل البيانات المالية للسنة السابقة من خلال تسجيل الدخل والمصروفات شهراً بشهر. انظر إن كان بإمكانك اكتشاف الاتجاهات والأنماط في الدخل والمصروفات على مدار السنوات.
• عند إعداد الميزانية للعام القادم، خذ وقتاً لمراجعة الشؤون المالية للعام السابق، وانظر أين كنت أقل أو أكثر من الميزانية المخططة، وقرر ما يحتاج إلى تعديل للمضي قدماً، واستخدم العام السابق كنقطة انطلاق.

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل تخصص جزءًا من الميزانية لصندوق احتياطي أو صندوق طوارئ لتغطية النفقات غير المتوقعة أو نقص الإيرادات؟ هل تهدف إلى احتياطي يعادل نفقات التشغيل لمدة ٣-٦ أشهر؟

أفكار للعمل:

• تخصيص الأموال للمستقبل ليس بالأمر السهل، خاصة عندما يكون التمويل عام - ٩ أبعاد للصحة التنظيمية منخفضاً. المنظمات التي تحضر جيداً تكون أكثر قدرة على تجاوز الأوقات الصعبة. ادمج انضباط الادخار في كل شهر من خلال تضمين بند الاستدامة في ميزانيتك السنوية.
• احتفظ بأموال الاستدامة في حساب مصرفي منفصل إذا كان ذلك ممكناً على الإطلاق. إذا استطعت، حاول الحصول على أعلى فائدة ممكنة على الحساب. غالباً ما تقدم البنوك معدلات فائدة أفضل للاستثمارات طويلة الأجل.
• فكر في التواصل مع عدد قليل من المانحين للمساهمة تحديداً في صندوق الاستدامة الخاص بك. لكي يثقوا في إدارة هذه الأموال، تأكد من إظهار الإدارة الجيدة للأموال.

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل يوجد شفافية في عملية الميزانية الخاصة بك؟ هل تشارك الميزانية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين، مثل أعضاء مجلس الإدارة والموظفين والمانحين، وتقدم تحديثات منتظمة حول الأداء المالي؟

أفكار للعمل:

• هل تجد صعوبة في مشاركة الميزانية الخاصة بك مع الآخرين؟ إذا كان الأمر كذلك، ابدأ مع شخص قريب منك في الفريق، شخص تعرف أنه يمكنك الوثوق به. ثم حاول أن تدفع نفسك للتوسع أكثر.
• اطلب من مجلس الإدارة/المشرفين مراجعة الميزانية وتقديم مدخلاتهم.
• أرسل تقريراً مالياً شهرياً أو ربع سنوي لفريقك واطلب منهم أفكارهم حول كيفية تحسين الميزانية بشكل أفضل.

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل تُشرك مجلس الإدارة/المشرفين في عملية وضع الميزانية؟ هل تطلب مدخلاتهم وخبرتهم وموافقتهم على الميزانية؟ هل تقدم تقارير عن الدخل والمصروفات الفعلية مقابل الميزانية إلى مجلس الإدارة/المشرفين؟

أفكار للعمل:

• تأكد من أن الميزانية السنوية يتم مراجعتها والموافقة عليها من قبل مجلس الإدارة.
• قم بتقديم تقرير عن دخلك ومصروفاتك الفعلية مقارنة بالميزانية إلى مجلس الإدارة/المشرفين بشكل منتظم. التقرير الفصلي هو إيقاع جيد.
• ضع اتفاقية مع مجلس الإدارة/المشرفين بأن المصروفات التي تتجاوز الميزانية بشكل كبير ستحتاج إلى موافقة من المجلس. على سبيل المثال، يمكنك تحديد أنه إذا كانت المصروفات المتوقعة ستتجاوز الميزانية بنسبة ١٠% أو أكثر، فستكون موافقة المجلس مطلوبة.

إجاباتك مرئية لك فقط.

إذا كانت منظمتك تعتمد على المنح عام - المساهمات المالية المقدمة للأفراد أو المنظمات لغرض محدد، دون توقع السداد.، فهل تتأكد من وضع الميزانية وفقاً لمتطلبات المنح عام - المساهمات المالية المقدمة للأفراد أو المنظمات لغرض محدد، دون توقع السداد. والمواعيد النهائية للتقارير؟ هل لديك تتبع دقيق وتقارير منتظمة حول كيفية استخدام أموال المنح عام - المساهمات المالية المقدمة للأفراد أو المنظمات لغرض محدد، دون توقع السداد.؟

أفكار للعمل:

• إن تقديم التقارير للمانحين عندما يتوقعونها يبني الثقة. سجّل توقعات المانحين لديك بشأن التقارير في تقويم سنوي وضع تذكيرات لضمان عدم تفويتها.
• عند إعداد التقارير، كن منفتحاً بشأن وضعك المالي. لا تحاول تقديم تقارير تعتقد أنها ستعطي المانحين نظرة إيجابية عن منظمتك. التواصل المنتظم والمفتوح والصادق هو دائماً أفضل طريقة لبناء الثقة.
• تأكد من وضع توقعات واضحة للتقارير في بداية العلاقة مع مانح جديد. إذا لم يذكروا أي شيء، اسأل عما سيخدمهم بأفضل شكل.

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل لديك استراتيجية شاملة لجمع التبرعات تحدد أهداف جمع التبرعات والطرق والجداول الزمنية؟ هل خصصت موارد كافية من الميزانية لأنشطة جمع التبرعات؟

أفكار للعمل:

• إذا لم تكن لديك استراتيجية للتمويل، خذ بعض الوقت لإكمال المقررات الدراسية في قسم التمويل عام - ٩ أبعاد للصحة التنظيمية على منصة FiftyFour.
• إذا كان لديك فرد أو فريق مسؤول عن جمع التبرعات، فاشركهم في عملية إعداد الميزانية.
• العلاقة مع المانحين الحاليين مهمة. تأكد من أن لديك أوقات تواصل كافية مع المانحين مدرجة في الميزانية الخاصة بك.

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل لديك تدابير ضبط التكاليف جيدة لإدارة النفقات العامة والإدارية؟ هل بحثت عن فرص لتبسيط العمليات دون المساس بجودة البرنامج؟

أفكار للعمل:

• تحقق من التكاليف حتى تاريخه مقابل الميزانية سيمكنك من ملاحظة المجالات التي قد تتجاوز فيها التكاليف الميزانية.
• راجع الدخل والمصروفات من بداية العام حتى تاريخه مقابل الميزانية على أساس شهري.
• تأكد من أن قادتك على علم جيد بإنفاقهم مقابل الميزانية.
• توقع نقص التدفق النقدي مبكراً وكن على دراية بالمجالات التي يمكن تقليل التكاليف فيها عند الحاجة.

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل تقوم بمراجعة وتقييم الميزانية بشكل دوري لتقييم ما إذا كانت تتماشى مع الأهداف التنظيمية وما إذا كانت هناك حاجة لإجراء تعديلات؟ هل أنت مرن ومستعد لتكييف الميزانية مع الظروف المتغيرة؟

أفكار للعمل:

• ابقَ متيقظاً للأحداث التي سيكون لها التأثير على ميزانيتك، واجمع فريقك معاً لتعديل ميزانيتك عندما تكون المراجعة مطلوبة.
• قم بمراجعة ربع سنوية لأولوياتك في الميزانية للتأكد من أنها لا تزال متوافقة مع أهدافك.
• عندما تتغير الظروف، استجب بسرعة من خلال مراجعة التأثير على الميزانية وتعديل توقعاتك

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل لديكم سياسات وإجراءات مالية واضحة تحدد كيفية إدارة الأموال، بما في ذلك مستويات التفويض، وإرشادات استرداد المصروفات، ومعايير التقارير المالية؟ هل لدى القادة نظرة واضحة حول مقدار الميزانية التي تم إنفاقها على بنود محددة؟ هل يعرف القادة ما يجب فعله إذا كانوا على وشك تجاوز ميزانيتهم؟

أفكار للعمل:

• تأكد من أن قادة المجالات الرئيسية يطلعون على مقارنة شهرية للدخل والمصروفات الفعلية حتى تاريخه مقارنة بالميزانية.
• تأكد من إظهار الميزانية المتبقية المتاحة لكل بند من البنود
• احرص على توثيق إرشادات واضحة توضح كيف ينبغي للقادة الاستجابة عندما يكونون على وشك تجاوز الميزانية المخصصة لهم.
• إذا كانت كامل مسؤولية الميزانية تقع على عاتقك، فأنت تفوت فرصة لتنمية قادتك. خذ وقتاً للتفكير في من آخر يمكنك إشراكه في إدارة ميزانية المنظمة.

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل تقوم بإعداد تقرير شهري للدخل والمصروفات حتى تاريخه مقارنة بالميزانية؟ هل يُظهر أين تكون أقل أو أكثر من الميزانية؟ هل تتوقع إجمالي الدخل والمصروفات المحتملة للسنة مقابل الميزانية؟

أفكار للعمل:

• أعد التقارير المالية الشهرية التي تُظهر الدخل والمصروفات حتى تاريخه، مقارنةً بالميزانية.
• اعرض الإنفاق الزائد أو الناقص بوضوح شديد لتسهيل اتخاذ القرارات.
• احسب الدخل والمصروفات المتوقعة حتى نهاية العام (من بداية العام حتى الآن بالإضافة إلى الميزانية للفترة المتبقية من العام) مقارنة بإجمالي الميزانية لتحصل على فكرة واضحة عن احتمالية الإنفاق الزائد أو الناقص للعام.
• تأكد من أن مجلس الإدارة/مجموعة الإشراف الخاصة بك تطلع على تقاريرك المالية على الأقل كل ثلاثة أشهر. اطلب منهم المشورة حول أموالك.

إجاباتك مرئية لك فقط.

هل تُشرك باقي فريقك في تخطيط الميزانية السنوية؟ هل يشعر الفريق بالملكية والفهم لما هي خطة الميزانية وكيف ستساعد في تحقيق أهدافكم؟

أفكار للعمل:

• عند إعداد الميزانيات الخاصة بك، احصل على مدخلات من القادة الرئيسيين. دعهم يعدون ويقدمون ميزانيتهم السنوية لفريق القيادة.
• بالنسبة للقادة داخل مؤسستك الذين لا يشعرون بالثقة في كيفية إعداد الميزانية، فكر في توفير التدريب لهم.
• احرص على أن يراجع فريقك الميزانية معك بانتظام وأن يقدم مدخلاته حول أفضل الطرق لمواءمة ميزانيتك مع أهدافك.
• اطلب من مجلس الإدارة/مجموعة الإشراف تقديم مدخلاتهم في عملية إعداد الميزانية السنوية.

إجاباتك مرئية لك فقط.