Idées pour donner vie à votre budget

Dans quelle mesure votre budget s'aligne-t-il sur votre mission et vos objectifs stratégiques ? Vos décisions budgétaires contribuent-elles à la réalisation de l'objectif de l'organisation ?

Idées d'action :

• Dressez la liste des postes de dépenses de votre budget en pourcentage du coût total du budget et vérifiez quel pourcentage est alloué à chaque dépense.
• Passez en revue votre budget annuel. Notez les domaines d'intervention auxquels votre budget donne la priorité.
• Relisez votre énoncé de mission et voyez où les domaines d'intervention du budget s'alignent sur votre mission.
• Examinez vos objectifs stratégiques. Quels sont les 2 ou 3 qui sont essentiels à l'impact de votre mission ?
• Examinez vos domaines d'intervention budgétaires et vérifiez que vous avez alloué suffisamment de fonds à vos objectifs stratégiques clés.

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Prenez-vous le temps d'identifier et de diversifier les sources de revenus, y compris les dons, les subventions, les cotisations des membres, les frais de programme, les événements de collecte de fonds ou autres ? Veillez-vous à ne pas trop dépendre d'une seule source de revenus afin de réduire vos risques financiers ?

Idées d'action :

• En examinant les postes de revenus de votre budget, comptez le nombre de sources de revenus dont vous disposez.
• Si vous disposez d'une seule source de revenus (par exemple, le Financement d'un donateur), combien de personnes/organisations composent cette source ?
• Dans quelle mesure cela pourrait-il limiter votre croissance et votre viabilité ?
• Comment pourriez-vous diversifier vos sources de revenus ? Prenez le temps d'en discuter avec votre équipe.
• Comment pourriez-vous diversifier votre base de donateurs ?

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Répartissez-vous vos dépenses en catégories ? Savez-vous clairement quel pourcentage de vos dépenses est affecté aux différentes catégories ? Avez-vous des indications sur la répartition des dépenses dans des organisations similaires à la vôtre ?

Idées d'action :

• Classez les dépenses par catégories (par exemple les programmes, les frais administratifs et les frais de collecte de fonds) afin de donner une meilleure clarté sur l'utilisation de vos fonds.
• Définissez clairement la proportion la plus appropriée des fonds alloués entre ces catégories.
• Faites des recherches sur les proportions utilisées par d'autres organisations.
• Demandez-vous si les programmes et les activités sont suffisamment financés pour que vous puissiez faire la différence que vous souhaitez.

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Dans quelle mesure donnez-vous la priorité aux affectations budgétaires qui ont un impact direct sur les programmes et les activités de l'organisation ? Évaluez-vous le rapport coût-efficacité de chaque programme et affectez-vous les ressources en conséquence ?

Idées d'action :

• Vérifiez si votre budget comporte une ventilation des informations par programme ou activité pour vous permettre de comprendre comment vous dépensez vos fonds.
• Dressez la liste de vos principaux programmes et activités qui sont au cœur de votre mission.
• Comparez votre budget total à chaque programme/activité et examinez chaque programme/activité en tant que pourcentage du budget total du programme/activité.
• Demandez-vous si ces pourcentages sont sains et s'ils démontrent réellement l'importance de chaque programme/activité.

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Utilisez-vous les données financières historiques et les tendances pour créer des prévisions de revenus et de dépenses réalistes ? Tenez-vous compte de la saisonnalité et d'autres facteurs externes susceptibles d'affecter les recettes ou les dépenses ?

Idées d'action :

• Analysez les états financiers de l'année précédente en enregistrant les recettes et les dépenses mois par mois. Voyez si vous pouvez repérer des tendances et des modèles de recettes et de dépenses au cours des années.
• Lorsque vous préparez votre budget pour l'année suivante, prenez le temps d'examiner les finances de l'année précédente, de voir où vous étiez en dessous ou au-dessus du budget, de décider ce qui doit être ajusté à l'avenir et d'utiliser l'année précédente comme point de départ.

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Mettez-vous de côté une partie du budget pour un fonds de réserve ou un fonds de prévoyance afin de couvrir les dépenses imprévues ou les manques à gagner ? Visez-vous une réserve équivalente à 3-6 mois de dépenses d'exploitation ?

Idées d'action :

• Il n'est pas facile de mettre de côté des fonds pour l'avenir, surtout lorsque le financement est faible. Les organisations qui se sont bien préparées ont plus de chances de traverser les périodes difficiles. Intégrez la discipline de l'épargne à chaque mois en incluant un poste consacré au développement durable dans votre budget annuel.
• Si possible, gardez les fonds de développement durable sur un compte bancaire séparé. Si vous le pouvez, essayez d'obtenir le maximum d'intérêts sur ce compte. Les banques offrent souvent de meilleurs taux d'intérêt pour les investissements à long terme.
• Envisagez de demander à quelques donateurs de contribuer spécifiquement à votre fonds de développement durable. Pour qu'ils aient confiance dans la gestion de ces fonds, veillez à faire preuve d'une bonne gestion.

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Votre processus budgétaire est-il transparent ? Partagez-vous le budget avec les principales parties prenantes, telles que les membres du conseil d'administration, le personnel et les donateurs, et fournissez-vous des mises à jour régulières sur les performances financières ?

Idées d'action :

• Avez-vous des difficultés à partager votre budget avec d'autres personnes ? Si c'est le cas, commencez par un proche dans l'équipe, quelqu'un en qui vous avez confiance. Ensuite, essayez de vous dépasser.
• Demandez à votre conseil d'administration et à vos commissaires de prendre connaissance de votre budget et de vous faire part de leurs commentaires.
• Envoyez un rapport financier mensuel ou trimestriel à votre équipe et demandez-lui de vous faire part de ses idées sur la manière d'améliorer l'établissement de votre budget.

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Impliquez-vous votre conseil d'administration ou vos commissaires dans le processus budgétaire ? Sollicitez-vous leur contribution, leur expertise et leur approbation du budget ? Faites-vous état de vos revenus et dépenses réels par rapport au budget auprès du conseil d'administration/des superviseurs ?

Idées d'action :

• Veillez à ce que votre budget annuel soit examiné et approuvé par votre conseil d'administration.
• Rendez compte régulièrement à votre conseil d'administration ou à vos commissaires de vos recettes et dépenses réelles par rapport à votre budget. Un rapport trimestriel est un bon rythme.
• Mettez en place un accord avec votre conseil d'administration/surveillant pour que les dépenses dépassant sensiblement le budget soient approuvées par le conseil d'administration. Par exemple, vous pouvez décider que si les dépenses prévues dépassent le budget de 10 % ou plus, l'approbation du conseil d'administration sera requise.

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Si votre organisation dépend de subventions, veillez-vous à établir un budget conforme aux exigences des subventions et aux délais de présentation des rapports ? Disposez-vous d'un suivi précis et de rapports réguliers sur l'utilisation des subventions ?

Idées d'action :

• Le fait de rendre compte aux donateurs au moment où ils s'y attendent permet d'instaurer la confiance. Inscrivez vos attentes en matière de rapports aux donateurs dans un calendrier annuel et fixez des rappels pour vous assurer de ne pas les manquer.
• Lorsque vous présentez des rapports, soyez ouvert quant à votre situation financière. N'essayez pas de rendre compte de ce que vous pensez donner à vos donateurs une bonne image de votre organisation. Une communication régulière, ouverte et honnête est toujours le meilleur moyen d'instaurer la confiance.
• Veillez à ce que les attentes en matière de rapports soient clairement définies dès le début de la relation avec un nouveau donateur. S'ils ne mentionnent rien, demandez-leur ce qui leur conviendrait le mieux.

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Disposez-vous d'une stratégie globale de collecte de fonds qui décrit les objectifs, les méthodes et le calendrier de la collecte de fonds ? Avez-vous alloué des ressources budgétaires suffisantes aux activités de collecte de fonds ?

Idées d'action :

• Si vous n'avez pas de stratégie de financement, prenez le temps de faire les cours de la section Financement de la plateforme FiftyFour.
• Si vous avez une personne ou une équipe responsable de la collecte de fonds, incluez-la dans le processus de budgétisation.
• Les relations avec les donateurs existants sont importantes. Vérifiez que vous avez prévu suffisamment de temps de connexion avec les donateurs dans votre budget.

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Avez-vous mis en place de bonnes mesures de contrôle des coûts pour gérer les frais généraux et administratifs ? Avez-vous cherché à rationaliser les opérations sans compromettre la qualité du programme ?

Idées d'action :

• Vérifier les coûts à ce jour par rapport au budget vous permettra de noter où les coûts peuvent dépasser le budget.
• Examinez chaque mois les recettes et les dépenses depuis le début de l'année par rapport au budget.
• Assurez-vous que vos responsables sont bien informés de leurs dépenses par rapport au budget.
• Anticipez les problèmes de trésorerie et sachez où les coûts peuvent être réduits si nécessaire.

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Passez-vous périodiquement en revue et évaluez-vous votre budget pour déterminer s'il est aligné sur les objectifs de l'organisation et si des ajustements sont nécessaires ? Êtes-vous flexible et disposé à adapter votre budget à l'évolution des circonstances ?

Idées d'action :

• Restez attentif aux événements qui auront un impact sur votre budget, et rassemblez votre équipe pour ajuster votre budget lorsqu'une révision est nécessaire.
• Vérifiez chaque trimestre les priorités de votre budget pour vous assurer qu'elles correspondent toujours à vos objectifs.
• Lorsque les circonstances changent, réagissez rapidement en examinant l'impact sur votre budget et en ajustant vos prévisions

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Avez-vous des politiques et des procédures financières claires qui décrivent la manière dont les fonds sont gérés, y compris les niveaux d'autorisation, les lignes directrices en matière de remboursement des dépenses et les normes de reporting financier ? Les dirigeants ont-ils une idée de la part de leur budget qui a été dépensée pour des postes spécifiques ? Les dirigeants savent-ils ce qu'il faut faire s'ils risquent de dépasser leur budget ?

Idées d'action :

• Assurez-vous que les responsables des secteurs clés disposent d'une comparaison mensuelle des revenus et des dépenses réels par rapport au budget.
• Veillez à indiquer le budget restant disponible pour chaque poste
• Disposer de bonnes lignes directrices documentées montrant comment les responsables doivent réagir lorsqu'ils risquent de dépasser leur budget.
• Si vous assumez l'entière responsabilité du budget, vous manquez une occasion de faire progresser vos dirigeants. Prenez le temps de réfléchir aux autres personnes que vous pourriez inclure dans la gestion du budget de l'organisation.

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Faites-vous un rapport mensuel des revenus et des dépenses à ce jour par rapport au budget ? Ce rapport indique-t-il où vous êtes en dessous ou au-dessus du budget ? Prévoyez-vous le total probable des revenus et des dépenses pour l'année par rapport au budget ?

Idées d'action :

• Préparer des rapports financiers mensuels montrant les revenus et les dépenses à ce jour, comparés au budget.
• Faites apparaître très clairement les dépassements ou les sous-dépenses pour faciliter la prise de décision.
• Calculer les prévisions de recettes et de dépenses jusqu'à la fin de l'année (année en cours plus budget pour le reste de l'année) par rapport au total du budget pour donner une idée de la probabilité de dépassement ou de sous-dépense pour l'année.
• Veillez à ce que votre conseil d'administration ou votre groupe de surveillance ait accès à vos rapports financiers au moins une fois par trimestre. Demandez-leur leur avis sur vos finances.

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Impliquez-vous le reste de votre équipe dans la planification de votre budget annuel ? L'équipe a-t-elle un sentiment d'appartenance et de compréhension de ce qu'est le plan budgétaire et de la manière dont il contribuera à atteindre vos objectifs ?

Idées d'action :

• Lors de l'élaboration de vos budgets, demandez l'avis des principaux dirigeants. Laissez-les préparer et présenter leur budget annuel à l'équipe de direction.
• Pour les dirigeants de votre organisation qui ne savent pas comment préparer un budget, envisagez de leur proposer une formation.
• Demandez à votre équipe d'examiner régulièrement votre budget avec vous et de vous donner son avis sur la manière d'aligner au mieux votre budget sur vos objectifs.
• Demandez à votre conseil d'administration/groupe de surveillance de contribuer à votre processus budgétaire annuel.

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