"لكنني أقضي بالفعل جزءاً كبيراً من حياتي المهنية في الاجتماعات، ليس لدي وقت للمزيد منها". هذه هي الكلمات التي يرددها القادة عادة عندما يفكرون في عقد أربعة اجتماعات مختلفة بشكل منتظم للمرة الأولى.
بعد النظر في الاجتماعات الأساسية المقترحة، قد تشعر بالإرهاق. خذ لحظة للإجابة على السؤال أدناه ثم اقرأ المقال في النشاط التالي.
دعونا نبدأ بتطبيق النموذج بأكثر الطرق استهلاكاً للوقت لتحديد مقدار الوقت الذي يستغرقه فعلياً عقد هذه الاجتماعات.
- ١٥ دقيقة يومياً في اجتماعات المتابعة الدورية
- ساعتان كل أسبوع في اجتماعات الموظفين الأسبوعية
- ٦ ساعات كل شهر في الاجتماعات الموضوعية الشهرية/المخصصة
- يومان كل ربع سنة في اجتماعات المراجعة الربعية
- المجموع الإجمالي ١,٤٩٠ دقيقة، أو ٢٥ ساعة شهرياً.
- بافتراض أسبوع عمل مدته ٤٥ ساعة، فإن ذلك يعادل حوالي ١٣% من وقتنا.
هذا يعني أنه حتى عندما نقضي الحد الأقصى من الوقت في كل اجتماع، وهو أمر نادراً ما تحتاجه الفرق، فإن أكثر من ٨٥% من وقتنا لا يزال متاحاً لأي شيء آخر نقوم به. حتى لو كان الشخص عضواً في ثلاثة فرق، وإذا قضت جميع هذه الفرق الثلاثة الحد الأقصى من الوقت في اجتماعاتها (وهو أمر مستبعد جداً)، فإن ذلك لن يستغرق أكثر من نصف وقتهم.
عندما نأخذ في الاعتبار مقدار الوقت الذي سيتجنبون إهداره لأنهم سيركزون فعلاً على القضايا الصحيحة خلال اجتماعاتهم ويتخلصون من جميع المقاطعات التي تحدث بسبب عدم تناغمهم مع بعضهم البعض، فإن القيمة التي يحصلون عليها من عقد المزيد من الاجتماعات، وليس أقل، تزداد.
يجدر بنا أن نسأل، ما الذي يجب على القادة فعله أيضاً بخلاف حضور الاجتماعات؟ إن إحدى الأولويات الأساسية للقائد هي خلق بيئة يمكن لمن حوله أن يزدهروا فيها ويكونوا منتجين، وهذا لا يمكن أن يحدث إذا لم يكونوا يعقدون اجتماعات فعالة بانتظام.
ولكن ماذا عن الإدارة؟ ألا يحتاج القادة إلى تخصيص الكثير من وقتهم لإدارة موظفيهم؟ صحيح أن أهم نشاط يجب على القائد القيام به (خارج كونه عضو فريق جيد) هو إدارة مرؤوسيه المباشرين، لكن الكثير من ذلك يحدث فعلياً أثناء الاجتماعات. بالطبع، يحتاجون إلى القيام ببعض التوجيه الفردي، لكن هذا عادة ليس ما يأمل المدراء التنفيذيون في فعله عندما يجادلون حول اضطرارهم لقضاء وقت مفرط في الاجتماعات.
الحقيقة هي أنه إذا كان القادة يعقدون النوع الصحيح من الاجتماعات، وإذا كانوا يدفعون القضايا نحو الحلول ويحاسبون بعضهم البعض، فإن هناك أعمالاً أقل بكثير للقيام بها خارج الاجتماعات، بما في ذلك إدارة مرؤوسيهم المباشرين.
الفكرة الأساسية وراء كل هذا تستحق التكرار:
لهذا السبب من الصعب جداً على القادة تقديم حجة مقنعة لقضاء وقت أقل في الاجتماعات، بافتراض أن تلك الاجتماعات جيدة.