« Mais je passe déjà tellement de temps en réunion dans ma vie professionnelle, je n'ai pas le temps d'en avoir davantage ». Ce sont les mots les plus souvent prononcés par les dirigeants qui envisagent d'instaurer quatre types de réunions régulières pour la première fois.
Après avoir considéré les réunions essentielles suggérées, vous pourriez vous sentir dépassé. Prenez un moment pour répondre à la question ci-dessous, puis lisez l'article dans l'activité suivante.
Commençons par appliquer le modèle de la manière la plus chronophage possible pour déterminer combien de temps il faut réellement pour tenir ces réunions.
- 15 minutes par jour pour les réunions de contrôle quotidiennes
- 2 heures par semaine pour les réunions d'équipe hebdomadaires
- 6 heures par mois pour les réunions thématiques mensuelles ou ponctuelles
- 2 jours par trimestre pour les réunions de révision trimestrielles
- Total général de 1 490 minutes, soit 25 heures par mois.
- En supposant une semaine de travail de 45 heures, cela représente environ 13% de notre temps.
Cela signifie que même lorsque nous consacrons le maximum de temps à chaque réunion, ce que peu d'équipes ont besoin de faire, plus de 85 % de notre temps reste disponible pour tout ce que nous faisons d'autre. Même si une personne faisait partie de trois équipes et que ces trois équipes consacraient le maximum de temps à leurs réunions (ce qui est hautement improbable), cela représenterait encore moins de la moitié de son temps.
Quand nous prenons en compte le temps qu'elles éviteront de gaspiller parce qu'elles se concentrent réellement sur les bonnes questions pendant leurs réunions et éliminent toutes les interruptions qui surviennent parce qu'elles ne sont pas synchronisées les unes avec les autres, la valeur qu'elles tirent d'avoir plus de réunions, et non moins, augmente.
Il vaut la peine de se demander : que devraient faire d'autre les dirigeants à part participer à des réunions ? L'une des priorités principales d'un dirigeant est de créer un environnement où ceux qui l'entourent peuvent s'épanouir et être productifs, et cela ne peut pas se produire s'ils n'ont pas de réunions efficaces régulières.
Mais qu'en est-il du management ? Les dirigeants n'ont-ils pas besoin d'allouer beaucoup de leur temps à gérer leurs équipes ? Bien qu'il soit vrai que l'activité la plus importante qu'un dirigeant doit accomplir (en dehors d'être un bon membre d'équipe) soit de gérer ses collaborateurs directs, une grande partie de cela se passe en réalité pendant les réunions. Bien sûr, ils ont besoin de faire du mentorat individuel, mais ce n'est généralement pas ce que les dirigeants espèrent faire quand ils se plaignent de devoir passer trop de temps en réunion.
La vérité, c'est que si les dirigeants ont le bon type de réunions, s'ils poussent les questions vers une résolution et se tiennent mutuellement responsables, alors il y a beaucoup moins à faire en dehors des réunions, y compris gérer leurs collaborateurs directs.
La thèse qui sous-tend tout cela mérite d'être répétée :
C'est pourquoi il est vraiment difficile pour les dirigeants de présenter un argument crédible pour passer moins de temps en réunion, en supposant que ces réunions soient de bonnes réunions.