Comment organiser une bonne réunion hebdomadaire

Nous commençons à temps avec de bonnes nouvelles personnelles ou professionnelles. Cela permet de faire la transition entre le travail au sein de l'organisation et le travail sur l'organisation. Cela contribue également à renforcer la santé de l'équipe grâce à un élément humain.

Cela nous permet de faire le point chaque semaine sur le niveau de satisfaction de nos composantes, nos employés et nos bénévoles. Encore une fois, nous nous concentrons sur l'essentiel - pas de commentaires. Tout point négatif rejoint notre liste de sujets à traiter.

Cette approche nous permet d'éviter de nous enliser avant le début de la réunion, dans l'une de ces séances de compte rendu épuisantes où nous passons une heure à partager des nouvelles, à trouver des excuses et à discuter encore et encore des mêmes choses.

A noter :

Les trois éléments suivants de la structure de la réunion sont uniquement des rapports de vitesse. Pas de discussions, pas d'excuses, pas de solutions.

Pour nous assurer que nous atteignons nos objectifs chaque semaine, nous ferons rapidement le point sur notre carte de pointage, si nous en avons une. Ici, nous décrivons simplement chaque élément mesurable comme étant sur la bonne voie ou hors de la bonne voie. Il n'est pas nécessaire de discuter de ces éléments à ce stade de la réunion. Une fois de plus, nous déplaçons les chiffres qui ne sont pas sur la bonne voie vers la liste des problèmes.

Nous adopterons ensuite la même approche pour nos objectifs à 90 jours, en passant en revue les objectifs organisationnels et individuels à 90 jours et en laissant chaque responsable dire si ses objectifs à 90 jours sont sur la bonne voie ou non. Tout ce qui n'est pas sur la bonne voie est simplement ajouté à la liste des problèmes.

Les actions à entreprendre dans les sept jours sont des tâches qui, de l'avis de tous, doivent être accomplies avant la réunion de la semaine suivante. Chaque semaine, lorsque vous arriverez à la liste des actions à entreprendre dans les sept jours, nous la parcourrons en demandant à chaque personne si elle l'a fait ou non.

Cette discipline nous aide à atteindre le point où 90% des éléments d'action à 7 jours sont rayés chaque semaine. Cela crée de la responsabilisation et aide chacun à accomplir davantage.

Lorsque nous aurons maîtrisé la réunion hebdomadaire, nous passerons les deux tiers de la réunion chaque semaine à résoudre des problèmes à l'aide du modèle "Définir, discuter, décider" (DDD).

Comment fonctionne le modèle DDD ?

• Classez par ordre de priorité les trois questions les plus importantes de la liste des questions.
• Commencez par le premier et DDD.
• Définissez la question (clarifiez exactement ce à quoi nous avons affaire),
• Discutez-en brièvement (chacun disant ce qui doit être dit une seule fois, car plus d'une fois relève de la politique)
• Décider d'un plan pour le résoudre.
• Ajoutez toutes les tâches pertinentes aux actions à mener dans les 7 jours, puis passez au problème numéro deux.
• Si les trois problèmes sont résolus, il suffit de donner la priorité aux trois problèmes suivants les plus importants et de répéter l'opération jusqu'à ce que nous manquions de temps.

A noter :

Certaines semaines, nous résoudrons dix problèmes ; d'autres, un seul. Tant que nous nous attaquons aux problèmes les plus importants, nous utilisons toujours notre temps de manière judicieuse.

Où que nous en soyons à cinq minutes de la fin de la réunion, nous concluons en faisant trois choses simples.

• Récapituler nos éléments d'action sur 7 jours.
• Clarifier les messages en cascade.
• S'est-il passé quelque chose au cours de la réunion qui doit être partagé avec d'autres personnes ? Si c'est le cas, nous devons tous nous mettre d'accord sur la personne qui va les informer, sur ce que nous allons leur dire et sur la manière dont nous allons le faire.
• Partagez les points forts ou les nouvelles idées qui sont apparus au cours de la réunion.
• Évaluer nos réunions chaque semaine nous aide à nous auto-corriger. Elle nous oblige à travailler ensemble pour améliorer nos réunions, pour devenir plus ouverts et plus productifs.